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档案馆2022年纸质档案数字化外包服务采购项目
2022-03-28     (点击: )


爱游戏平台网址档案馆根据《爱游戏平台网址采购管理办法》及《爱游戏平台网址校内集中采购实施细则》,就档案馆2022年纸质档案数字化外包服务进行采购,欢迎符合资格条件的供应商参加竞价。

 

一、项目名称:档案馆2022年纸质档案数字化外包服务项目

二、项目编号:GWXJ2022-6

三、项目预算:180000元

四、项目内容:

 

序号

采购内容

产品服务内容

数量

备注

1

档案馆2022年纸质档案数字化外包服务

1合同签订后6个月内完成询价人馆藏约30万页(以单面A4幅面为1页标准)的综合类档案信息化及数字化加工服务。

2档案数字化加工成果质检,由询价人聘请第三方单位完成质检工作,后由成交人支付给质检方费用(上限为项目预算金额的3%)。

 

3)档案数字化成果挂接到档案管理系统。档案数字化成果挂接档案管理系统所需处理数据产生的费用由成交人承担,具体费用成交人跟档案管理系统开发公司协商,询价人不再另外支付费用。

 

1

 

 

五、项目服务要求

1、档案数字化工作环节与质量要求:

  数字化加工过程需按照严格的质量控制规范进行。档案整理装订环节细分包括:档案接收、档案整理(包括去杂物、修补、托裱、展平、打页码)、校对目录信息、送档案扫描处理、打印、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架;加工技术均需符合最新版 《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31)等档案行业标准 。

各环节要求如下:

1)档案接收

每周一至周五9:30—16:30为接收时间,由询价人指定工作人员将档案移交给成交人,成交人需专人负责。档案接收应以案卷移交目录核对档案数量。库存档案的接收,遵守档案管理及库房管理制度,严格遵守保密制度,确保档案和档案信息的安全。

 

  接收环节主要注意以下事项:

  1)公司调卷工作人员和询价人的档案管理人员在档案库房或指定场地,接收询价人移交的档案或卷宗材料;

  2)对提取的档案逐卷清点;

  3)清点结束,在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记,双方签字;

  4)公司调卷工作人员与档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对;

  5)放入临时档案保管柜,锁好,注意安全保存。

2)档案核对

  档案扫描前,应检查出库案卷的完整性,规范案卷中的目录内容,包括档案内是否有缺页、漏页、错编现象;并对实体档案和电子目录进行核对,确保实体档案和目录的准确性和一致性。核对后,实体档案的页码应准确连续、格式规范,实体档案与电子目录的档号、内容和页数等信息应一致。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等不正确的字段应进行修改补录。

3)档案扫描

  档案采用扫描方式,扫描影像保持原档方向。纸质档案的数字化加工采用全彩色模式进行扫描,不经询价人同意不得以黑白二值方式扫描;

★投标人对大于A3幅面的图纸类档案,必须使用大幅面扫描仪,投标人在投标文件中需进行承诺并提供大幅面扫描仪的购置发票复印件。

 

  在扫描过程中,应遵循以下几项标准:

  1)扫描分辨率要求:300dpi;图纸400dpi;图片600dpi;

  2)扫描文件格式要求:单页TIFF或JPG;

  3)扫描质量要求:在原件上没有明显质量问题时,所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题,对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点要进行修正。

  4)根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面和基建图纸档案需根据幅面采用大幅面扫描仪,不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;对于纸张较为残旧或薄、脆的档案需采用平板扫描或高拍扫描,不得使用高速扫描仪进行扫描;同页有两个以上文件,需分别扫描,并进行并页处理。

  5)扫描过程中,应有《档案数字化项目流程工作单》跟踪纸质档案流程,认真填写纸质档案扫描交接单,在数字化的过程中必须形成每个环节对应的操作流程记录,最终需移交给用户保存。

  6)扫描完成后,应按照询价人档案装订规范进行装订,装订前要对档案进行全面检查,按原孔对照装订,不能重新打孔。并保持档案页面排列顺序不变,案卷不掉页,保持卷宗右边和底边整齐。所有的档案目录均进行打印,并装订到案卷最前面。

4)图像处理

应对扫描后的图像,根据《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31)的最新要求,进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。应遵循展现档案原貌的原则,处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。对工程蓝图进行消蓝处理、对传真件、复印件、红兰章等进行特殊图像处理,图像偏度不得大于3度,图像拼接处信息要完整,不能缺少遗漏任何信息内容。将扫描完成的图片数据对照档案目录合并生成双层PDF文件。

 

对如下档案扫描后要特殊处理:

  1)各种结论和审批性材料(收件收据,存根,审批表等),各种文件中印章信息。例如:日期、单位印章,合同文件中的各类印章等;

  2)身份证等各类复印件;

  3)各种手写、复写的信息,如收据、发票,复写或手写的明细表;

  4)字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件;

  5)其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。

5)文件存储

  成交人入场后根据询价人要求的目录格式对扫描件和合并后的文件进行存储,扫描后的电子文件需要提交硬盘存储。

  数据存储人员,对扫描后的数据进行检查,与原件进行核对,与文件编码进行核对,核对无误后,进入临时存储区域。

  数据校验人员对临时存储区域的数据进行核实,并将核对无误的数据放入存储硬盘备份,防止数据毁损。

6)质量自检

  成交人必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,自检达到数据质量标准后,才能交付与询价人验收。

7)数据挂接

  以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的案号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的案号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

  成交人需完成数字化数据页序和页数两个字段数据在档案管理系统的自动批量修改,档号、题名、备注等字段需成交人安排专人在档案管理系统进行手动修改,数字化后的PDF文件需成交人安排专人在档案管理系统根据一一对应的关联关系进行自动批量挂接。

  1.挂接过程中应通过参看原文内容,看文件内容是否与数据所著录的内容一致,图像文件与目录对接要做到准确无误;

  2.确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,扫描成果在档案管理系统中有效检索和显示。

8)装订入库

  所有完成扫描、图像加工处理和影像校验的档案资料需按规定标准重新排序清点核对,按原来排列顺序检查、整理、装订好,确认无误、恢复原样后,填写交接清单上架入库。

成交人必须按询价人的要求将扫描完毕的纸质档案装订成册(负责卷宗的打印页码〈按照原页码〉、按已排好的顺序装订成册,封面盖上保管期限章〈按照原保管期限〉)。

2、项目实施要求

1)扫描设备要求

  询价人提供不低于2条生产线的场地供成交人使用,成交人应根据场地、工期等严格开展工作,具体要求如下:

  1)电脑:数量不少于6台,19寸以上纯平液晶显示器,2G以上内存,160G以上硬盘,windows XP以上操作系统;基本办公软件(如Office 2003,ACDSEE);扫描仪图像采集软件(配扫描仪的电脑需独立显卡);出于保密考虑,电脑硬盘所有权属询价人所有。

  2)高速扫描仪:提供满足工作量需要的高速扫描仪,数量不少于4台(需配备带A3平板的品牌高速扫描仪,同时需配备解决基建图纸等大幅面档案扫描的设备(如大幅面扫描仪),扫描速度不低于80PPM/110IPM),2台装订机、1台档案盒专用打印机、1台A4激光打印机和1台切纸机。

2)技术方案要求

  投标人需要制定一套完善且可行性强的项目实施技术方案。

3)实施人员要求

  1)投标人的实施团队需要有档案信息化项目经验,具有高校行业档案信息化项目经验者优先考虑。

  2)成交人在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队,团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验,熟悉档案信息化加工系统的操作应用,需提供详细的团队名单及个人简历供询价人审核。

  3)成交人在项目实施过程中必须有一位数字化经验丰富的项目负责人常驻在数字化加工场地,在数字化加工过程中与询价人进行沟通与对接。

3、安全保密要求

  成交人应严格遵守国家相关的保密法律规定,遵守《保密协议》和询价人的有关规定(另行签订)。档案扫描工作必须在询价人指定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法行为或违反相关规定,将依法或依据约定追究相应的责任。成交人应做到:

  1、成交人参与本项目的所有工作人员必须通过询价人的审核,并登记备案。成交人必须向询价人提供以下资料:《数字化处理工作人员登记表》(每人一式一份),工作人员身份证复印件(每人一式一份),工作人员档案岗位资格证书复印件(部分人员一式一份)。  

  2、项目实施过程中,成交人如需更换、增加工作人员,必须提前一周向询价人提供拟加入人员的资料,取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员,成交人需在人员离岗后一周内,在询价人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。  

  3、成交人参与本项目的工作人员必须接受询价人组织的档案保密安全教育,并自觉学习保密知识,严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规,严防泄密现象发生。

  4、除钥匙及眼镜等外,成交人工作人员未经询价人同意,不得将手袋、提包、钱包、磁盘(含U盘、软盘、硬盘等)、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室,也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。   

  5、未经询价人批准,成交人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

  6、成交人工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经询价人有关人员审核同意方可实施。

  7、数字化处理工作室内的废纸必须集中放置,成交人每星期清理废纸不能超过一次,清理时要有专人对纸张进行仔细检查,确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

  8、成交人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密,否则按国家有关规定处理,情节严重的要承担相应的刑事责任。

  9、成交人及其所有工作人员必须向询价人提供书面保密承诺。

  10、为保证项目系统的正常运转,成交人在整个项目运行期间,1名以上系统维护人员必须驻场。成交人需确保工作人员具有良好的组织纪律性,中途不得随意更换工作人员,如特殊情况需更换工作人员,需经过询价人同意,且整个项目期间更换工作人员比例不得高于20%。

  11、投标人须承诺在项目运行期间所使用的电脑所安装的系统软件和应用软件必须使用正版软件。(例如:windows,office等)。

4、服务要求

1、上班时间:每周至少5天,8:30-17:00

2、人员数量:不少于10人到询价人指定的工作场所工作,其中档案扫描人员不少于5人。公司工作人员必须佩带公司工作证上下班。

3、违规处理:公司工作人员若有违反询价人规定或工作质量出现问题的,询价人有权提出更换人员并收回相关出入询价人场所证件。

4、响应时间:提供每天24小时的不间断技术支持服务,为询价人提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。

5、后续支持:档案数字化成果挂接档案管理系统所需处理数据产生的费用由成交人承担,具体费用成交人跟档案管理系统开发公司协商,询价人不再另外支付费用。三年内如因询价人档案管理系统升级而需要进行档案扫描数据的迁移,成交人需配合系统开发商提供向询价人免费提供数据迁移服务。

6、疫情防控要求:成交人需必须严格按照询价人以及当地的疫情防控政策进行管理,如遇由疫情防控政策变化,无法进入工作区域工作;由询价人向成交人提供《项目延期执行函》和《项目继续执行函》,项目暂停期间项目工期顺延。

六、成交人资质要求:

(一)成交人必须是具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人。

★根据国家档案局规定,成交人要在报价时必须承诺:公司无境外(含港澳台)组织、机构、人员投资或者参与经营管理。投标人投标时须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。

(二)成交人具有有效期内的国家秘密载体印制资质证书(涉密档案数字化加工);

(三)成交人具有有效期内的涉密信息系统集成资质证书(软件开发);

(四)成交人具有有效期内的档案产品与服务类企业认证证书(档案数字化加工服务);

(五)成交人安排参与本项目的项目负责人(项目经理)资质应具有中国信息安全测评中心颁发的CISP注册信息安全管理人员证书、具有工业和信息化部颁发的高级信息安全管理工程师证书、具有中国网络安全审查技术与认证中心颁发的信息安全保障人员证书、具有国家保密局颁发的保密工作岗位资格证书、具有各级档案行政主管部门颁发的档案岗位培训证书,并且提供相关证书扫描件加盖公章及近3个月投标人为其缴纳的社保证明;

(六)成交人在2019年以来完成过档案数字化类项目不得少于3项。

(七)本项目不接受联合体报价。

 

七、报价文件递交(报价)时间、地点

(一)有意参与报价者填写《投标人员临时进校报备表》excel格式,连同报价代表个人最新粤康码截图、14天行程卡截图发电子邮件至爱游戏平台网址采购中心邮箱:gwcg@gdufs.edu.cn。附件命名格式:报名项目+单位名称,报备表提交截止时间为2022年4月1日9:30(北京时间),未及时提交报备表者无法参与报价。

 

(二)报价文件递交时间:2022年4月2日9:00-9:30(北京时间)。

 

(三)报价要求

1、报价文件一式两份,需密封良好,封口加盖报价单位公章。密封袋上需注明询价项目名称、报价单位名称并加盖报价单位公章,逾期或不符合规定的报价文件恕不接受。截止时间后当场唱价。

 

2成交人需要对档案馆纸质档案和档案管理系统进行现场勘查(现场勘查联系人:赵老师 36206226),并根据现场勘查结果,在报价文件中提供详细的实施方案、保密方案、质量保障方案、售后服务方案,并承诺能100%按以上编写方案履行合同。

 

3、报价文件包括但不仅限于:现场勘查证明文件、项目详细的实施方案、保密方案、质量保障方案、售后服务方案、人员配备方案资质证明材料、公司营业执照副本复印件(加盖单位公章),及法人(或单位负责人)的身份证复印件,公司简介,产品说明以及报价表等,除报价表须按如下格式填写外,其它文件格式自拟,所有文件需加盖成交人单位公章。

 

4、报价格式:

 

序号

采购内容

产品服务内容

数量

报价(元)

1

档案馆2022年纸质档案数字化外包服务

 

1项

 

 

5、请有意参与报价者准备好公司营业执照副本复印件(加盖单位公章),及法人(或单位负责人)的身份证复印件以备现场查验。

 

 

 

(四)报价文件递交地点:广州市白云区白云大道北2号爱游戏平台网址后勤综合楼422电子评标室。

 

八、评审及交付标准

(一)本次公开询价不需要报名,不需要交纳保证金。

(二)满足要求的前提下以价格最低者为优先成交。

(三)如参与询价的有效成交人数低于法定人数(3家),但询价结果能满足用户需求的,可直接在有效供应商中确定成交供应商。

(四)若成交候选人无正当理由放弃资格,该候选人将被列入不良记录名单,禁止参加我校采购活动。

 

九、合同的签订及结算方式

(一)确认成交后,成交人需在10个工作日内与询价人签订有效合同;

(二)合同签订七个工作日内,询价人支付成交人50%的合同款项。

(三)成交人进行档案的加工后,数据准确,在用户质检过程中达到用户要求,完成全部的加工总量并通过用户验收后,支付剩余50%的合同款项。

(四)付款方式:询价人通过银行转帐或支票的形式向成交人支付。成交人在收取服务费之前,应向询价人提供对应金额发票。

(五)合同款项具体付款时间以询价人财务部门办理划账时间为准。付款时间如遇国家法定节假日或甲方寒暑假期间的,付款时间相应顺延至假期结束之后。

(六)合同另有规定的,询价人按合同流程完成货款结算。

 

十、询价人名称、地址和联系方式

(一)询价人名称:爱游戏平台网址

(二)询价人地址:广州市白云区白云大道北2

(三)联系电话:36206226

(四)联系人:赵老师

 

 

爱游戏平台网址采购中心

2021年328

 

附件【2投标人员临时进校备案表.xls已下载
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